Должность |
ФИО |
телефон |
вн.тел |
Начальник |
Билюков Дмитрий Александрович |
27-35-38 |
1-24 |
Специалист |
Кияева Людмила Васильевна |
|
1-07 |
Зав.канцелярией |
Козлова Галина Васильевна |
23-47-81 |
1-14 |
Архивариус УК №1 |
Гугучкина Татьяна Николаевна |
|
1-61 |
Архивариус УК №2 |
Мешкова Наталья Станиславовна |
73-59-94 74-96-19 |
2-19 |
Зав.архивом УК №3 |
Гугучкина Татьяна Николаевна |
|
|
Основными целями и задачами отдела являются:
- Осуществление организационной работы, документационного обслуживания деятельности университета, его структурных подразделений;
- Взаимодействие с аппаратом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации по вопросам планирования и организации работы университета;
- Подготовка и проведение заседаний ректората, совещаний, семинаров, мероприятий массового характера (съездов, собраний, конференций и т.д.);
- Организационное обеспечение ректората университета;
- Организация и ведение делопроизводства в университете;
- Осуществление контроля за исполнением инструкций и других нормативных актов по работе с документами, приказов и распоряжений руководства университета, сроками рассмотрения и исполнения документов, обращений граждан структурными подразделениями университета;
- Осуществление контроля за организацией приема граждан руководством университета и руководителями других структурных подразделений;
- Комплектование, обеспечение учета, хранения и использования архивного фонда документов, состав которых предусмотрен нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
В соответствии с поставленными целями и задачами отдел осуществляет:
- Перспективное и текущее планирование деятельности университета, координацию его структурных подразделений по выполнению плановых мероприятий;
- Организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях университета;
- Составление сводной номенклатуры дел, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
- Участие в постановке задач, разработке, планировании и внедрении новых информационных технологий;
- Разработку нормативно-методических документов по ведению делопроизводства (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов университета);
- Составление должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников отдела, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел отдела;
- Организацию взаимодействия структурных подразделений при подготовке и проведении различных мероприятий, заседаний, советов и др.;
- Оперативно-распорядительную деятельность, сбор и оформление текущей информации, подготовку материалов для ректора;
- Оформление поручений ректора, контроль за их исполнением;
- Исполнение запросов учреждений и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, выдачу архивных справок, копий документов и выписки из них с соблюдением действующих правил.
- Канцелярия как структурное подразделение отдела по организационной работе и делопроизводству осуществляет следующие функции:
- делопроизводство в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и нормативными актами;
- оформление командировочных документов, регистрацию командированных сотрудников;
- тиражирование приказов, распоряжений, протоколов и доставка их для исполнителя в структурные подразделения университета;
- прием и отправка почтовой корреспонденции, факсимильных сообщений;
- заверение гербовой печатью подписей на документах (письма, договора, справки, студенчески билеты, зачетные книжки, дипломы, служебные удостоверения, пропуски, бухгалтерские документы, аттестационные дела, отзывы, рецензии, отчеты, планы, списки трудов) и заверение копий перечисленных документов;
- проведение справочно-информационной работы по входящей и исходящей корреспонденции, приказам и архивным делам;
- печатание планов и протоколов заседания ректората, проектов приказов, распоряжений, писем и других документов, подготовленных отделом.